BPO導入前の課題

請求書発行や支払請求処理は、毎月一定期間内に高い負荷がかかる定型業務です。
繁忙期には納期通りに正確な処理が求められるのですが、これに合わせて人員を追加すると閑散期には余剰人員が発生してしまいます。繁閑差をどう吸収するのか、これが課題でした。
当社は、正社員はコア業務、つまり付加価値の高い仕事を担い、社外でも対応できるものは外部のリソースを活用するという方針なので、繁閑差の大きい定型業務をアウトソーシングする必要性がありました。

満場一致で導入決定

アウトソーシングするという方向性が決定して、入札形式で4社のベンダーから選定することになりました。
キヤノンビズアテンダさんは、他社と比較して実績が豊富でコストも予算内で提案頂き、小ロットでの委託も可能でした。更に来社してヒアリングしてもらった時、実務で関わるメンバー同士で顔合わせをしたのですが、キヤノンさんのきめ細やかなコミュニケーションが印象的で、長いお付き合いができそうだなと感じました。
最後に社内協議した際は、満場一致でキヤノンさんとなり、すんなり決まりましたね。

正社員が受け持つ定型業務の量が減少し、コア業務にフォーカス

定型業務量の減少で正社員がコア業務にフォーカスできるようになりました。
コア業務の一例として、建物の収支レポートの作成が挙げられます。より重要な数字の取り扱いが多いレポートであるため、社内で対応しています。BPO導入前、収支レポートは全部私が作成していましたが、BPO導入後、池谷の請求関連業務の負荷が減ったので、収支レポート作成を分担できるようになりました。

同じ間違いは起こさないリカバリー対応

導入当初は正直大変な面もありました。最初に当社で作ったマニュアルを、キヤノンさんがミスを減らすために随時改訂していき、導入後、徐々に業務が安定していきました。
ミスがあった場合、暫定対策はすぐに行うのですが、それとは別に定例会の際に、原因と恒久対策の報告、フローの見直し等を行い、同じ間違いが起きないよう対策をしっかり講じて頂いており、安心感があります。
今では、BPO導入当初からお願いしている業務は、私たち以上によく理解していただいていて、こちらの間違いを指摘してくださる程なので助かっています。

BPOならではの工夫の積み重ねが品質を向上させる

2018年7月から、新たに支払請求処理の業務をお願いしています。請求書が直接BPOセンターに届き、データ作成する業務なのですが、建物の収支レポートの原価に当たる部分なので非常に大事な数字を扱う仕事です。
業務の引継ぎの際に、実務で使っていたExcelシートを共有したのですが、キヤノンさん側で、チェックリストを付与するなど、加工して活用しているのを見て、BPOではこうした対応をするのだな、とあらためて勉強になりました。
運用開始当初は毎日何度も連絡が来ていたのですが、3か月経過した今はそれも1/10程度に減少して順調です。

事業の成長に合わせてBPO対象業務も拡大

eコマースの拡大に伴って物流業界も大きな成長を遂げています。
事業の成長に合わせて仕事はどんどん増え、新しい業務も発生してくるので、今後さらにBPOの対象業務を拡大したいと考えています。まずはボリュームがある契約情報システムへのエントリー業務をお願いしたいと思っています。

会社の成長に貢献するバックオフィスに

マネジメント層からは、関係者への貢献をより高めるために付加価値の高い業務にシフトしていくことを求められております。
各部署が各々のコア業務にフォーカスできるように、サポートして、バックオフィスの立場から会社の成長に貢献していきたいです。
そのためには、今後BPOを増やし、私たちが、よりコア業務に集中することで、そうしたことに充てる時間を増やしていきたいと考えています。