文書管理コンサルティング
文書管理コンサルティングとは
文書管理コンサルティングとは、
文書の適正な管理のため、文書管理プロジェクトの立上げから
運用定着まで幅広くご支援するコンサルティングサービスです。
- 文書管理の課題と、あるべき姿を明確化し、調査の方向性を決定
- オフィス内における紙媒体・電子文書を漏れなく調査し、課題を抽出（保管・保存方法、量、フロー）
- 業務運用の観点から、文書管理の仕組みの文書管理ルールを作成（規定、ガイドライン、運用マニュアル）
- 文書管理ルールに則した、紙・データ削減、仕分けファイリングの実行支援
- 文書管理ルールの運用定着、維持を図るための定期的な再調査・監査・改善支援
こんな問題でお困りではありませんか？
オフィス環境
- 移転や事業所統合により、現状の文書が保管しきれない
- 雑然としている現状をなんとかしたい
- フロアスペースを確保したい
セキュリティ
- 紙文書が散乱していて紛失しても分からない
- 電子文書の所在が分かりにくい
- 文書の重要度に応じた管理方法が分からない
業務効率
- 書類を探すのに手間がかかっている
- ファイルサーバ内に電子文書が増え続け、探しにくい
- 電子文書を探せず再利用が出来ないため、一から再作成している
- 社内外の倉庫に、文書の所在管理と廃棄管理が出来ていない文書がある
お客様フロアで数多くの業務運用経験があるからこそ
書類やデータの課題を発見できる
紙文化の日本では、回付された書類は処理後保管され、増え続けます。
このため、必要書類を探すことに時間をとられたり、フロアの占有面積が増えコスト増やスペース減となる等、文書管理にまつわる問題は、情報の量に伴い増え続けています。
業務運用上、不要な書類やデータの削減を適切に進めることは業務改善にも繋がるのです。
文書管理コンサルティングで
解決します
コンサルティングプロセス
計画策定フェーズ
お客様のニーズを把握し、目的・目標を明確にした基本的な方針、全体計画を策定します。
- 計画策定フェーズ
- 現状調査フェーズ
- 文書管理ルール整備・
プロセス構築フェーズ - 展開・実行フェーズ
- 定着化・改善支援フェーズ
現状調査フェーズ
文書の実態調査に加え、レイヤー別の対人調査も実施することで、立体的な調査・分析を実現し、課題を抽出します。
調査報告書に基づき、協議のうえ次フェーズの計画を具体化します。
文書管理の流れ
- 文書調査（紙・電子）
- 紙文書調査（オフィスフロアおよび文書保管庫を、定量・定性調査）
- 電子文書調査（対象ファイルサーバー内を定量・定性調査）
- 対人調査
- 社員アンケート調査
- 管理職インタビュー
- 事務局ヒアリング
- 分析・課題抽出
- 調査内容の分析・課題抽出
- 文書状況調査報告書作成
- 協議・計画策定
- 次フェーズに向けた協議・計画策定
| 課題例 | 解決の方向性 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 紙文書ガイドライン 明確化 | ファイルサーバーガイドライン明確化 | オフィスルール明確化 | 紙文書の電子化促進 | 継続的な整備活動と チェック | 継続的な啓発運動 | |
| 文書のリテンション管理 | ● | |||||
| テレワークの促進 | ● | ● | ||||
| オフィス内の環境整備 | ● | ● | ● | |||
| マニュアルの形骸化 | ● | ● | ● | ● | ||
| 情報の属人化 | ● | ● | ||||
| ファイルサーバーの肥大化 | ● | ● | ||||
| ナレッジ情報の整備 | ● | ● | ● | |||
文書管理ルール整備、プロセス構築フェーズ
文書管理の前準備を行います。
実践的な運用管理規定の作成や、行動に繋がるわかりやすい運用ガイドラインを作成します。
システムの導入を伴う場合、業務プロセスを再構築した上でドキュメントを作成します。
- 導入計画
- 導入目的の明確化
- 支援領域の定義
- プロジェクトチームの編成
- キックオフ
- 調査・分析
- 実施調査
- 調査票、ヒアリング
- 調査結果の分析
- 全体計画の修正検討
- 廃棄
- 廃棄ガイドライン作成
- 不要文書廃棄
- ルール策定
- 文書管理規定整備
- マニュアル整備
- ファイリング作業
- ファイリング作業
- 文書電子化作業
- 整備状況点検
- 導入結果報告
成果物
文書管理ルール整備、プロセス構築フェーズでは下記の成果物を提出します。
- 文書管理規定
- 電子文書取扱いガイドライン
- ファイリングマニュアル
- 外部書庫運用マニュアル
- 運用ドキュメント（業務フロー、マニュアル）
展開・実行フェーズ
策定ルール、新業務運用方法を理解、周知するための勉強会を実施します。
運用に入った後は、紙文書・電子文書の適切な管理や、廃棄を促進するために、フロア巡回やファイルサーバ容量調査の上、適切なアドバイスを行います。
定着化、改善支援フェーズ
一定の運用期間を経た後は、ルール、プロセスを適切な状態で定着させるために定期的に監査を行います。
定着度や削減状況を測定し、改善することで紙文書と電子文書がリバウンドしないよう支援します。
コンサルティング実績
| 業種区分 | 対象スコープ | 現状調査 | 文書削減 | ルール作成 見直し | 導入効果 |
|---|---|---|---|---|---|
| サービス業 | オフィスの文書・物品 | ● | ● | 移転に合わせて、保管スペースを削減 | |
| 官公庁 | 情報システムが管理しているサーバの電子ファイル・情報システム部門の紙文書 | ● | ● | 情報共有・生産性の向上を目指した基盤構築 | |
| 特定業務の書類 | ● | 必要な情報が共有可能な状態に | |||
| 陸運業 | 本社ビル | ● | ● | オフィス環境を安全・快適・効率的に | |
| 小売業 | 本社間接部門（紙・電子） | ● | ● | ● | グループ全社のペーパーレスに向けた文書削減と管理ルールの基盤作り |
| サービス業 | 本社ビル | ● | 今後の適正運用へ向けた、実態把握・課題抽出 |