DXを推進する情報システム部門の未来を支える

自己解決型ヘルプデスク

  • 国際認定レベルのセンターと
    スタッフを活用
  • 委託初期からスピーディに
    高い解決率を実現
  • 問い合わせ数そのものを
    削減するコールリーズン分析
  • 応対品質を改善する
    定期モニタリング

自己解決型ヘルプデスクに関する
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情報システム部門を取り巻く環境の変化

高まるDX推進要求

  • 経営戦略とDX戦略の整合性確保
  • ビジネスモデル変革、ビジネスプロセスのデジタル化
  • データドリブン経営の実現
  • ビジネスニーズと整合したITシステムの実現
  • AI活用
  • 企業変革を推進する人材の「量」「質」不足の解消

国内事業会社の傾向

  • 経営層、IT部門、業務部門が協調できている企業は4割以下
  • IT人材の不足感は毎年上昇(9割の企業で不足感)
  • スキル習得にあたっての阻害要因のトップは「時間確保」
  • 自社社員の競争力に不足感
    ※十分な競争力がある 日本12.7%、米国:72.4%
    IPA DX白書2021より
↓

情報システム部門が
抱える課題

サーバーの前で悩んだり作業するスタッフのイラスト

部門課題

  • DX推進役として機能できていない
  • リスキル、スキルアップの時間が確保できない
  • 業務範囲の拡大、質的変化で対応に追われている
  • 部課員の離職/休職リスクが高い

ヘルプデスク課題

  • ヘルプデスクの運用が安定しない
  • 問い合わせ数が減らない
  • 問い合わせ内容毎に窓口が異なる
  • KPIが未定義
  • 属人的な片手間運用をしている
  • ナレッジ化のデータが不足している
  • 可視化に取り組んだが停滞してしまう
↓

人材不足を抱えながらDX実現に向かう情報システム部門が
ヘルプデスク課題を解決し、部門課題解決にフォーカスするための最適解

自己解決型ヘルプデスク

自己解決型ヘルプデスクが
選ばれる理由

  • 国際認定レベルの
    幕張BPOセンター

  • スピーディに
    高い解決率を実現

  • 問い合わせ数を削減する
    コールリーズン分析

  • 応対品質を改善する
    定期モニタリング

国際認定レベルの幕張BPOセンター

HDIモデル要素 × 運用実績ナレッジ

HDI(ヘルプデスク国際標準)の8カテゴリのモデル要素をベースに、金融業・製造業など多様な業種での長年にわたるBPO運用実績から得た実践的な知見を加え、センターを企画・運営しています。経験豊富なスペシャリスト(HDI有資格者)がセルフアセスメント(センター監査)や最新テクノロジーを組み合わせた業務改善を高次元で行います。これにより、お客様のご要望に対する迅速かつ専門的な対応、また、お客様の満足度向上やビジネスの成功をサポートいたします。

HDI(ヘルプデスク国際標準)モデル要素 × 運用実績ナレッジ

HDI(ヘルプデスク国際標準)モデル要素 × 運用実績ナレッジの効果的要因や結果を表した図

幕張BPOセンター

幕張BPOセンター外観写真

HDIモデル要素に基づくセンター運営

当社の幕張BPOセンターでは成熟度評価を定期実施し、継続的な品質向上を図っています。
2022年度の当社国際認定オーディタのセルフチェック監査では国際標準(2.3)を上回るスコアとなりました。

国際認定オーディタのセルフチェック監査結果を表したレーダーチャート

国際基準評点 2.3当社センター評点 2.6

表は横にスクロールできます。

効果的要因 結果
リーダーシップ 方針と戦略 従業員管理 サポート資源 プロセスと手順 従業員満足 顧客満足 実行結果
当社センター 2.5 3.0 2.3 3.4 2.4 2.4 2.7 2.3
国際基準 2.3 2.3 2.3 2.3 2.3 2.3 2.3 2.3

貴社のセンターをアセスメントして課題抽出も可能

当社には国際認定オーディタが複数名在籍しており、貴社の現有センターのアセスメントを実施することが可能です。問題発見・課題定義・改善方針策定などのステップを効果的にサポートします。 ※日本国内の国際認定オーディタ資格保有者は30余名程

リーダーシップ
国際基準と比較した監査結果「リーダーシップ」のレーダーチャート
方針と戦略
国際基準と比較した監査結果「方針と戦略」のレーダーチャート
従業員管理
国際基準と比較した監査結果「従業員管理」のレーダーチャート
サポート資源
国際基準と比較した監査結果「サポート資源」のレーダーチャート
プロセスと手順
国際基準と比較した監査結果「プロセス手順」のレーダーチャート
従業員満足
国際基準と比較した監査結果「従業員満足」のレーダーチャート
顧客満足
国際基準と比較した監査結果「顧客満足」のレーダーチャート
実行結果
国際基準と比較した監査結果「実行結果」のレーダーチャート

スピーディに高い解決率を実現

運用前(業務設計フェーズ)と運用後(移行・運用フェーズ)のサービス内容説明図
運用前(業務設計フェーズ)には「問合履歴管理」を行い、発生頻度やインパクト等に応じて優先順位を考慮し既存ナレッジをFAQに集約することを説明した図

速やかに高い解決率を実現

業務運用前の「業務設計フェーズ」では、業務プロセス全体をマッピングして俯瞰し、業務フローチャート、業務手順書等のドキュメントに落とし込みます。
さらに、過去の問合履歴が存在している場合は、発生頻度やインパクト等に応じて優先順位を考慮し既存ナレッジをFAQに集約します。
構築されたFAQに基づきトレーニングを実施することで、アウトソーシング移管後の速やかな解決率向上を実現します。

運用後(移行・運用フェーズ)には「エスカレーション後のフィードバック」を内部FAQに反映することを説明した図

一次解決率の向上・エスカレーション数抑制

運用後、未知の問い合わせに伴いエスカレーションが発生した際は、エスカレーション後のフィードバック内容を内部FAQに反映することで一次解決率を速やかに向上します。
外部環境や突発的な問題発生など、様々な変動要因に伴いお問い合わせ内容は変化しますが、継続的なFAQの拡充で、センターの対応力向上に寄与します。

問い合わせ数を削減するコールリーズン分析

コールリーズンとは

コールリーズンとはユーザーが問い合わせに至った理由(直接原因)を指します。幕張BPOセンターでは、一般的なセンターで記録・集計・分析されている対応履歴に加え、コールリーズンの分析・活用を行います。

コールリーズン分析で問い合わせの発生自体を抑制

コールアナリストと、ナレッジセンターサービスプリンシプル(HDI)が、コールリーズンを分析し、分析結果を活用することで、問い合わせ数削減に貢献します。

コールリーズン分析と改善施策実行による成果例

例えば、問い合わせ発生要因が端末購入申請の申請手順(プロセス)や案内(ドキュメント)等に起因することが推定される場合、業務プロセスの改善やドキュメントブラッシュアップのご提案を実施いたします。

  • 問い合わせ発生原因の解消(サービス・業務プロセス改善支援)
  • ナレッジベースの整備(FAQ、チュートリアル、マニュアル等)
  • セルフサービスツールの提供(チャットボット等の自己解決ツール)
  • プロアクティブな情報提供(サービス・製品に関するVOCの提供) など

問い合わせ数を削減するコールリーズン分析

応対品質を改善する定期モニタリング

サービス品質を支える「応対品質の定期モニタリング」

応対品質を決定づけるコミュニケーターを対象に、定期的なサイクルでコールモニタリングを実施しています。
「サイドバイサイド」「通話録音」「リモート」「ミステリーコール」等、実施方式は様々です。最も重視するのは、「名前を名乗ったか」「敬語は正しいか」等、コミュニケーターの応対内容ではなく、コミュニケーターの応対により「お客様がどう感じられたか」「お客様の感情がどう変化したのか」等、お客様にフォーカスすることです。モニタリングすべきは「コミュニケーター」と「お客様」です。

コミュニケーション
・ヒューマン・思考
エンドユーザー
対応
保守 トレーニング 運用管理
SV
メンバー - -
コミュニケーターのコールモニタリングを実施している様子

通話モニタリングはエモーショナルマップに可視化してフィードバック効果を最大化

モニタリング内容は、お客様側の感情にフォーカスしたエモーショナルマップに可視化します。
ペインポイント(痛点)を発生させた要因を見極め、具体的な改善アクションプランに落とし込み、対応品質の改善を図ります。
基準に未達成の項目が発生した場合は、都度指導を行い品質の均一化を図っています。

通話モニタリングを可視化したエモーショナルマップ

お客様と共に目指す未来

対応人員を最小化しつつ、
効率と満足を両立させる
自己解決型ヘルプデスクにシフト

私たちが、お客様と共に目指す未来。
それは、お客様対応窓口のアウトソーシングにより窓口対応の品質を最大化し、その実績を活かしてユーザー自己解決型の問い合わせ対応基盤を構築・運用することで、対応人員を最小化しつつユーザーの期待に応えて問題を解決し満足いただく「自己解決型ヘルプデスク」の実現です。

「人員の最小化(効率)」と「満足(高品質)」という相反しているように見える2つの命題ですが、私たちは次の2つのステップで、その実現を目指します。
はじめに、お客様対応のアウトソーシングを担い、お客様対応の品質を向上させます。
当社の幕張BPOセンターは、HDI(ヘルプデスク国際認定資格保持者)により構築され、定期的な監査を継続し日々品質向上に努めていますが、お客様から新たに受託した案件固有の要素に素早くアジャストし、さらなる最適化を進めます。まずは円滑・高品質な問い合わせ対応窓口を立ち上げ、その後はモニタリングと教育により対応品質を向上させます。
次にユーザーの自己解決率向上に向けて、FAQを拡充し、チャットボットの導入・運用を推進します。
また、コールリーズン分析により、問い合わせの発生原因を推定し、マニュアル・プロセス・サービス・製品などの改善に繋げることで、問い合わせ数そのものの削減に努めます。

最終的に、私たちは問い合わせ対応主体から、ナレッジを蓄積・活用し、顧客満足・顧客体験の統合的な改善に向けてお客様をご支援するパートナーとして、サービス・製品・窓口の改善を支援してまいります。
変化の速いビジネス環境への対応、少子高齢化によるリソース不足、マルチチャネル対応、テキストコミュニケーションの一般化、AIの台頭といった、さまざまな外部環境に対応するために、お客様のビジネスを支える最適なパートナーとして、私たちは今後も「自己解決型ヘルプデスク」の品質向上、サービスの充実、品質向上に努めます。

自己解決型ヘルプデスクの発展プロセス
自己解決型ヘルプデスクの発展プロセスをHDIモデルに基づくセンター運営から、ナレッジ・CS・CX管理改善まで段階的に表した図
自己解決型ヘルプデスクの主要提供価値の推移
自己解決型ヘルプデスクの主要提供価値の推移を「問い合わせ対応品質の向上」から「ユーザー自己解決率の向上」、「顧客満足/体験の改善」まで示した表
対応品質・自己解決率・問い合わせ数の相関イメージ
対応品質・自己解決率・問い合わせ数の相関を比較した折れ線グラフ

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専門人材が仕組み・IT・チームの能力を最大化

HDIとは

HDIは1989年に米国で設立された世界最大のサポートサービス業界のメンバーシップ団体です。HDIはサポートに携わる人々のために、最新の業界情報や、関連専門書籍や、調査レポートなどを提供しています。またHDIメンバーを中心とした情報交換の場や、学習の場や、各種シンポジウム、カンファレンスを開催しています。さらに国際スタンダードに基づく国際認定とトレーニングコースを提供しています。
HDIはどこの企業にも属さないベンダー中立な団体で、公平性と公開性を重んじています。そして現在世界中で50,000メンバーを有し、フォーチュン500社の90%の企業がHDIメンバーとなっています。

センターには国際認定資格者が多数在籍

当社にはセンターの国際認定監査が実施できる「国際認定オーディタ」、センター管理者の国際認定である「SCM(サポートセンターマネージャー)」、サポートナレッジの構築・活用を推進する「KCSP(ナレッジセンターサービスプリンシプル)」などの資格保有者が多数在籍しており、そのノウハウを積極活用し、サービス品質の向上に努めています。

HDI国際認定オーディタ資格を持つ竹内 雄太郎の写真

BPOサービス第二本部 BPOサービス三部
部長 竹内 雄太郎

HDI国際認定オーディタ

HDI国際認定オーディタとはヘルプデスク、コンタクトセンター、お客様窓口等のプロセスやパフォーマンスを国際基準(ベストプラクティス)に基づき客観的に評価、格付けを行うことができるHDIの国際認定資格です。
オーディタ資格の活用方法は多岐にわたります。まず、センターの新規構築時にはミッション、ビジョン、目的、目標等に応じて必要な方針・戦略、運用プロセスやインフラ等を網羅的に設計することができます。また運用時には内部オーディタとして業務プロセスや品質基準等を監査し、改善点やリスクを特定し是正することで運用品質、生産性、顧客満足度等の向上に貢献することができます。一方で外部オーディタとしても活動することもでき、外部のセンター評価・監査を行うことで信頼性の高い情報を提供することができます。
オーディタが作成するオーディットレポートでは業務プロセスや品質基準等の評価を通じ、組織に対する改善の機会やリスクを明確にし、効果的なアクションプランが記載されているため、経営層向けのエグゼクティブレポートとしても活用することができます。

HDI国際認定サポートセンターマネージャ資格を持つ阿部 文子の写真

BPOサービス第二本部 BPOサービス二部
部長 阿部 文子

HDI国際認定サポートセンターマネージャ

HDIサポートセンターマネージャとはセンター運営の実践的な知識やベストプラクティスを活かし、センターの効率性や品質向上に向けた戦略的なアプローチを行うことができるHDIの国際認定資格です。
サポートセンターマネージャ資格を活用し、センター運営において信頼性と専門性を高め、組織運営に寄与するとともにスーパーバイザーやコミュニケーターの指導や育成、パフォーマンス評価や改善策を立案・実行し、生産性、顧客満足度、ロイヤリティ、従業員満足度等の向上を実現することができます。
最終目標はお客様のお問合せを解決するだけでなく、精度の高いコールリーズン分析等により、お問合せの根本原因を分析・解消し、お問合せそのものを発生させないことです。根本原因はお客様企業の業務プロセスやインフラ、社員教育等に起因する場合もあり、BPRのご提案をすることも少なくありません。
このような幅広い対応を行うことがお客様との信頼関係強化に繋がっていると考えています。

サービスメニュー

ユーザーサポート

社内、社外のお客様や、ベンダー、アライアンスパートナー等からの問い合わせ対応を行います

申請対応

各種アカウント発行依頼などの申請受付、その後の業務処理、申請・処理内容状況を追跡し進捗管理まで対応します

資産管理・キッティング

ハードウェア、ソフトウェアの調達、調達後の資産管理、キッティング、発送など、調達からお届けまで対応します

履歴管理・集計分析

お問い合わせ、申請受付、インシデントなどの対応履歴を記録・管理・集計・分析を行います

コールリーズン分析

ユーザーが問い合わせに至った理由を推定・集計・分析します。問い合わせ発生原因の解消などユーザーやサービスの向上に貢献します

FAQ作成・運用

対応品質を向上させるための内部FAQ、ユーザーの自己解決を促し問い合わせを削減する外部FAQ、ご要望に応じて、双方を作成・管理・運用します

チャットボット導入・運用

導入目的や期待効果、各種条件に応じて最適なチャットボットを導入します。シナリオ作成などの初期構築から運用後のチューニングまで実施します

運用報告・改善提案

各種データに基づく実績・分析情報に基づき、課題設定・改善施策提案をメインとした定期報告を行います

導入イメージ

業務設計から業務運用までのおおまかな流れをご紹介します。

  • 業務設計

    • キックオフ
    • 業務概要説明
    • 業務手順、業務内容調査ヒアリング
    • ドキュメント整備
      業務プロセスマップ、業務フローチャート
      業務手順書、FAQ等
    • 協議、決定
      運用体制、管理項目、エスカレーションパス
      報告内容等
  • 業務移行

    • 業務トレーニング(SV、メンバー)
    • ドキュメントアップデート
      業務プロセスマップ、業務フローチャート
      業務手順書、FAQ等
    • 業務運用テスト
      本番運用と同じ管理項目による業務テストの実施
    • テスト結果報告、運用ルール調整
  • 業務運用・発展

    • 業務運用開始
    • 運用状況定期報告
    • コールリーズン分析
    • FAQ拡充
    • エスカレーションフィードバック
    • 応対品質モニタリング
    • チャットボット導入/運用
    • ナレッジ/CS/CX管理・改善
    • 業務改善提案

運用を支える強固な体制 幕張BPOセンター

お客様のご要望を最高水準で達成し、ヘルプデスクの運用品質や生産性、コストパフォーマンスを最大化するためには「運用体制」が非常に重要です。
幕張BPOセンターではお客様のサポートを行うコミュニケーターを軸に領域別のスペシャリスト集団と国際基準に基づきセンターを網羅的に評価、監査し常に最適な運用状態を整備するオーディタ(監査員)など、プロフェッショナル集団による最適な運用体制でお客様のビジネスを支援いたします。

領域別のスペシャリストで構成された幕張BPOセンターの運用体制を表した図

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