どこにいても、仕事はできる。
文書管理コンサルティング
パフォーマンスを支える業務環境を
伴走支援でスピーディに実現する
組織が抱える
文書管理の課題
働き方改革
ABW、リモートワーク実現により労働環境を向上したい
※ABWとはActivity Based Workingの略。働く場所や時間を自由に選べる働き方
DX対応
ペーパーレスを実現し、業務効率を高めたい
業務効率化
情報共有の向上や情報活用の生産性を向上したい
リスク対策
重要情報の属人化、情報漏洩、文書改ざん、誤廃棄、災害時の文書喪失等のリスク対策
適正管理
全社共通の文書管理ルールを策定し、形骸化させずに運用を定着化させたい
コスト削減
保管・保存設備、電子文書管理システム、インシデント発生時等の対応コストの削減
文書を起点に業務を変える
文書管理
コンサルティングで解決
文書管理
コンサルティングが
選ばれる理由
ルール策定から
活用まで
ワンストップルール策定、可視化、改善、実装までをワンストップで提供
豊富な実績と
ノウハウ100社を超える実績と培われたノウハウより円滑にプロジェクトを推進
有資格者による
支援JIIMA文書情報管理士をはじめ様々な文書管理にまつわる有資格者が対応
DXを実現する
ITソリューションの
導入支援文書管理（D-QUICK）、業務アプリケーション開発基盤（kintone）、RPA（WinActor）といったソリューションを利用し、お客様の業務を改善
文書管理ルール策定・文書削減支援コンサルティング
「全社」「部門」各々のレイヤーで文書管理・文書削減の前提となる方針、実践手順を定義。業務分析の基になる文書分類基準表（文書と業務の関係を可視化した一覧表）を作成し、課題を抽出。
さらに計測員・記録員が文書管理状況を調査し報告書を作成。文書削減の手順書を作成し、効果的な削減を支援します。
| # | ステップ | ご支援概要 | アウトプット |
|---|---|---|---|
| 1 | #1実態調査・方針定義 | 現状ルールの把握、社員の文書管理に対する意識・課題、文書量、文書保管状況を調査し、文書管理活動の方向性を定義します。 |
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| 2 | #2運用ルール定義 | ガイドライン・マニュアル作成支援を通じて、全社的な文書管理運用ルールを定義します。 |
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| 3 | #3文書分類基準表 作成支援・課題抽出 | 業務上の閲覧頻度やリスク等を考慮して文書保存基準等を明確化し、文書分類基準表形式で可視化します。業務分析コンサルティングでは診断・分析の基となる基本情報として活用します。 |
|
| 4 | #4文書削減支援 | 文書作成支援 文書量と管理状態を文書管理状況調査・報告書作成として可視化。文書削減手法を作成し、効率的な削減を支援します。 |
|
ドキュメントプロセス改善コンサルティング
業務のインプット・アウトプットである情報＝文書を起点に、公認会計士は法令・税務の視点から、コンサルタントは業務の視点から、文書と業務を診断・分析します。
公認会計士による
法令・税務書類診断
文書と関連法規の紐づけ精査
国税関係帳簿書類の取扱・電子化要件精査
コンサルタントによる
業務診断
業務内容の把握
業務負荷の見える化
対象業務の可視化
業務分析
業務改善施策の御提案
標準化
- ルールの見直し
-
- 紙文書の管理ルールの見直し
- 分類基準表の見直し 等
- 文書整備
-
- 新ルールに基づく既存文書整理 等
デジタル化
- ITによる効率化
-
- 文書管理システム
- ワークフロー
- 電子契約 等
- 電子化
-
- ドキュメント（紙文書）電子化
- AI-OCR 等
移管・廃止・自動化
- 社員工数削減・社内業務廃止
-
- 業務アウトソーシング 等
- 業務自動化
-
- RPA
- チャットボット 等
文書活用コンサルティング
業務分析コンサルティングの改善提案に基づき、「文書管理システム」「ワークフロー」「電子押印」「電子帳簿保存法対応」などのシステムの導入をサポートします。
またデジタルシフトの障壁となりやすい「既存文書の電子化」も、あわせてご支援します。
電子化支援
電子化対象選定・ルール整備
ドキュメント電子化BPO
データ運用支援
システム選定伴走支援
システム導入伴走支援
Digital Shiftへの効果
幕張BPOセンター
ドキュメント電子化を行う幕張BPOセンターは、高度情報通信ネットワーク社会における情報資産（含個人情報)の安全性および信頼性の確保に万全を期すために、認証取得をしております。
エントランス
セキュリティゲート
フロアカード認証
セキュリティゲート
生体認証（顔）
セキュリティゲート
通路・BPOルーム
監視カメラ
スタッフ私物
管理ロッカー
敷地内
トラックヤード
- 電子化の際にお預かりする原本の安心・安全な管理を実現しています
- 原本をお預かり期間中の現物確認要求にも迅速な対応が可能です
- 多段階セキュリティゲート
- 監視カメラ
- 私物管理ロッカー
- キヤノン製高品質スキャナ60台以上
- B0サイズ対応可能な大判スキャナ
- 古文書対応可能なブックスキャナ
データ運用支援
課題抽出
各部門が抱えるデータ運用上の課題をアンケート・ヒアリングにより抽出し、対応すべき課題の優先順位と対象文書を明確化します。
例
- 「電子化の促進」により増え続ける電子文書の検索性、共有性を向上し、業務を効率化したい
- 紙文書を処理するための出社を減らしたい
- 契約締結に関わるコスト・時間を削減。契約締結から保管を一元管理したい
- 各種法令に対応しながらペーパーレスを実現したい
システム・機能検討
抽出課題と文書分類基準表をインプットに優先事項や必要な機能を考慮し、事務局・IT部門を含め協議・選定。
実現したい効果に対して既存システムで対応可能か、新たなシステム導入の必要性・必須機能などをアドバイスします。
例
- 文書管理システム
（社内文書全般の管理） - ワークフロー、電子印鑑
（押印・承認が必要な文書） - 電子契約システム、電子署名
（契約書） - 電子帳簿保存法対応
（国税関係帳簿類）
システム導入
運用支援
法的要件、管理要件を考慮しシステム導入時の要件整理を支援します。システム構築時の初期設定や運用時のテストランや社内周知、規程とルールの作成や更新などもご支援します。
例
- 法的要件例（文書保管期間、紙原本保管義務、電子契約・電子化可否、電子帳簿保存法対象文書判定）
- 管理要件例（対象文書重要度、利用頻度、検索頻度、押印有無・承認ルート、文書数量・容量・形式）
導入事例
設立100周年の記念事業として、本社建て替えと全社業務改革を実現
情報の発生から完了まで電子で完結する仕組みを構築して業務効率が向上。日経オフィス賞を受賞
- 業種
- 農機具・空調機器の製造・販売
- 従業員数
- 本社全部署対象 900名
- 課題
- 本社の建替えの為、文書の削減と本社業務の仕事の質を向上させたい
- 対象
- 本社30部署、関連子会社10社
- 支援内容
- 文書管理コンサルティング＋業務可視化支援
設立100周年の記念事業として、本社社屋建て替え時に、先進的な本社屋を実現し、社員の働き方を業界の先進的なスタイルに変革する提案を実施。社屋建て替えに伴う単なる文書量の削減支援ではなく、そもそも紙に依存しない働き方を業務改革からアプローチしてサービス導入を決定いただきました。
新社屋の設備や配置などのファシリティ計画と連動し、文書の管理と人の導線などの業務効率と先進設計を意識して計画を立案。旧社屋では徹底した文書の削減、仮社屋では業務の可視化による無駄の廃除と効率を追求したゼロベースの改革、新社屋で新たな働き方の定着をご支援し、紙の出ない業務への変革、リバウンドしない仕組みを導入しました。また、業界最先端の革新的なオフィスと地域に開放された食堂や空間を実現し、社員の意識改革にもなり、日経オフィス賞も受賞しました。
文書を起点に業務を可視化・標準化。
最新の法規制を適用しリスクを軽減しつつ、属人化も解消しバックアップや在宅勤務可能な体制を確立
- 業種
- 素材原材料の輸入・販売
- 従業員数
- 本社全部署対象 400名
- 課題
- 時差のある国々への対応とコロナ禍による在宅により協調した仕事が困難になった
- 対象
- 本社20部署
- 支援内容
- 文書管理コンサルティング＋関連規制や法規の評価と適用
「担当者が独立して業務を進めており病欠時にサポートができない」「文書管理の明確なルールがなく業務改革が進まない」「紙文書があふれており在宅勤務やフリーアドレス化の障害になっている」などの課題に対して、文書の存在と価値を明確にするアプローチと、輸出入規制や関連法規を弁護士や税理士と連携して確立するご提案が受け入れられ、サービス導入を決定いただきました。
サービス導入後は、各国や商品ごとに丁寧な文書管理調査と担当者へのヒアリングを実施。まずは部分最適であった文書管理の問題点を徹底的に洗い出しました。その後は最新の関連規制や法規を専門家の助言により可視化し、文書管理ガイドラインや文書分類基準表を作成。文書管理を徹底しました。
各担当者の仕事が可視化・標準化されたことにより、当初課題であったあふれていた紙文書の書庫への移動も進み、病欠時などのバックアップ体制を確立、在宅勤務率も向上しました。
法対応や承認フローを考慮したサポートで電子帳簿保存法対応システムの円滑な導入を実現
本社導入後、グループ会社にも同様のスキームを展開し統制を強化
- 業種
- 半導体製造・販売
- 従業員数
- 約900名
- 課題
- 電子帳簿保存法対応システムの導入をスムーズに進めたい
- 対象
- 40部署
- 支援内容
- 文書管理コンサルティング
電子帳簿保存法対応システムの導入は決まっていましたが「40部署それぞれで管理している書類のうち、どの書類を保存対象とするか」「システム利用にあたり、書類の閲覧、承認など誰がどういった権限をもってどの範囲を可能とするか」など初期設定に関する内容が曖昧な状況で、このままではシステムを導入したはいいが、運用がまわらないという問題があり、サービス導入を決定いただきました。
サービス導入後は、それら2つの大きな問題に対して解決をご支援しました。
①書類棚卸表の作成支援
国税関係書類に該当すると思われる書類の棚卸支援を行い、保存が必要な書類、不要な書類を40部署毎に明確化しました。（税理士により国税関係書類を判断）その際、書類毎の保存期間や閲覧範囲、現在の承認フローなどもあわせて確認し、システム導入時にできるだけ現在のフローと差異がでないような設定とする情報を収集しました。
②システム導入時の初期設定支援
設定項目毎に説明マニュアルを作成し、お客様関係者に対して複数回説明会を実施しました。
①のなかで現在の運用をある程度伺えていたため、お客様の実運用にそった設定をご提案しました。マニュアルだけではわかりにくい項目について細かな説明を入れることで導入後のイメージを共有しお客様の理解度を高めることに貢献しました。
導入後、お客様のグループ会社への展開のお話もいただき、同様に支援を実施しています。
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