BPOの現場から働き方改革とDXを支える
”ドキュメント電子化BPO”

村上 光則

BPOソリューション本部 コンサルタント エグゼクティブ

村上 光則

01:紙文書の存在がボトルネックに

働き方改革としてワークプレイス改革を進めている企業様も多いかと思います。フリーアドレスやテレワークなど働く場所、時間が固定ではなく、柔軟に変更することができるメリットは計り知れません。
また、デジタルトランスフォーメーション(DX)では、デジタルであることを前提に常時オンライン接続として情報を扱っています。

ところが、皆さまのオフィスではどうでしょうか。取引文書である見積書、注文書、納品書、検収書、請求書はもとより社内の通知までも紙文書であることが多いのではないでしょうか。机やサイドデスクの中には紙資料が溢れ、フロアはキャビネットで囲まれ、中にはファイリングされた書類がびっしりと詰まっている、日本企業の一般的な光景です。
このままでは、紙文書の存在が改革の大きなボトルネックになってしまいます。ペーパーレスこそまず手を付けなければならない対策の一つです。

02:ペーパーレスは何故進まないのか

ペーパーレス、一度や二度は、トライしたことがあるのではないでしょうか。過去の大量の保管文書をアルバイトを雇って複合機で電子化したり、個人の持つ資料を各自に電子化指示したり、いずれも途中で頓挫しているのが現状ではないでしょうか。

では何故ペーパーレスを進められないのでしょうか。
個人、社内、社外それぞれ理由を探せば枚挙にいとまがありません。時間がない、システムが不対応、印鑑が必要、商習慣、、、部門単位での推進では、判断が曖昧になり、進めようにも統一した指示を浸透させることが難しくなります。
また、会社で保存、保管しているすべての文書を電子化することには、膨大はコストと時間を費やし、ペーパーレスが中断し、そもそもの目的を達成させることができません。

03:どこから手を付けるのか

自分の机、引き出し、サイドデスク、キャビネット、社内書庫、社外書庫など今まで一度も文書量を測ったことが無い企業様が多いかと思われます。また、二度と目に触れない文書も多いのではないでしょうか。
一方、法律で保管期間が定められた文書や社内規定対象の文書もあります。そこで、まずは、ペーパーレスの目的を明確にし、役割の終えた必要のない文書の削減から進めます。
もちろんその前提として、どこにどれだけの文書があるのか調査が必要ですが、これに時間を掛けてもあまりメリットがありません。ほとんどのケースでは、廃棄可能な文書が全体の大部分を占めるからです。

そこで、メジャーで測ったり、箱単位で数えたりします。
目安は1fm当たり0.8~1万枚、一箱当たり2~3千枚位です。
※A4ファイルを床から積上げた1mの高さを文書量として1fm(ファイルメーター)と表現します

概算の文書量を測定した上で削減目標を決めます。7割~5割単純削減、2割社内、3割社外書庫が一般的です。

04:電子化対象文書と電子化方法

では、対象とする文書はどのような基準できめるのでしょうか。
一般的に電子化する基準としては、業務効率性、スペース、コスト、コンプライアンス、オフィス景観、企業文化変革などですが、特に「働き方改革とDX促進」の場合、施策と合わせることも大事です。
テレワークを社員の80%以上が利用する、業務処理プロセスを大幅に変更する、契約は電子契約化する、これらに対し、どの文書が対象なのか、ルールを定めます。
更に、従来の仕事の仕方を継続するだけではなく、本来あるべき姿を想定することも必要です。お客様への提案書を作成する際にすべて一から始めるより、過去のものを流用する方がはるかに効率的です。
このように電子化対象を定めるのには、様々な要素を検討しないと運用後に支障をきたします。
対象が決まった後は、電子化作業を実施することになりますが、継続的に無理なく進めることができないと途中で漏れる、遅れるものが出てきます。こうなるとテレワークを実施しても結局出社せざるを得ず、更に電子化が滞る負のスパイラルに入ってしまうことも出てきます。
そうならないために、電子化する環境を用意し、業務プロセスの変更をすることも必要となります。

いままでお伝えしてきたように、ボトルネックの紙文書をデジタル化するには、現状調査、削減ルール策定、不要物削減、保管/保存ルール策定、電子化対象ルール策定、運用実施と一連のプロセスが必要となります。
これらをすべて社内リソースで実施するより、外部リソースを有効活用することも検討が必要だと考えます。

私たちは長年ドキュメントの世界で業務運用して参りました。そのノウハウ/経験を集約したコンサルティングや電子化BPOも提供しています。是非お問合せいただければ、皆さまの施策推進のお役に立つ情報提供など致します。

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