RPA導入で月末の集中稼働を削減

高橋 徹

株式会社NTTル・パルク
総合調整部

高橋 徹 氏

鈴木 博志

キヤノンビズアテンダ株式会社
BPOソリューション本部 営業部

鈴木 博志

会社名
株式会社NTTル・パルク
提供サービス名
RPA導入支援コンサルティング
提供サービス概要
業務可視化、RPA適用業務調査、RPAシナリオ作成支援、RPA運用支援
導入時期
2018年3月

導入前の課題

事業の拡大に伴い、業務効率化の方法を探していたので、RPAについては関心を持っていました。
導入前は、どの業務に適用できるのかイメージがつきにくかったのですが、「繰り返し定期的に行う業務になら使えるのではないか」という仮説のもとに、導入の検討をはじめました。
当初、社内の課題は大きく2つありました。1つは営業の事務作業を効率化することです。営業が外に出て営業活動そのものに多くの時間を使うためには、社内の事務作業を減らし、自動化できる作業は出来る限り圧縮したい。例えば月次で定期的に繰り返すような作業ですね。
もう1つは、データ分析を行うことにより保全業務を強化することです。当社は駐車場にまつわるサービスを提供しているのですが、保守業務の報告書の分析まで手が回っていませんでした。駐車場ごとの事象の分析を行うことで、分析結果に基づく機械交換の予測など、プロアクティブな対応に繋げていきたいと考えていました。

幅広い支援が導入決定のポイント

効率化について調べたところ、NTT研究所のノウハウを使用しているRPAの存在を知り、キヤノンビズアテンダさんには、ホームページから問合せをして導入に至りました。
WinActorの導入実績があることもそうですが、コンサルティングも含めてやっていただけるというところがポイントになりました。適用業務の選定や、シナリオ設計・作成のOJTなど、幅広く支援していただけるところですね。
当社は、新しいものをどんどん取り入れて成長しようという意欲的な社風なので、それが今回のRPAにおいても、やってみようというチャレンジに繋がったのだと思います。

当初想定外の業務もRPAの対象業務に

RPAツールの導入に併せ、業務全般の棚卸を行いました。
業務一覧で業務を洗い出した後、各部にヒアリングをしていただいたのですが、そもそも他部署の話を聞くこともあまりなかったですし、改めて見える化したことにより、幾つも気づきがありました。キヤノンビズアテンダさんからもかなりご提案いただいたので、そこからRPAの対象業務を選定した結果、当初想定外だった業務も対象にすることが出来ました。業務全体を棚卸していただいたのは、正解だったなと思います。

シナリオ作成だけに留まらない提案

その後は、キヤノンビズアテンダさんからのOJT形式で、現場担当者と私がシナリオを作成していきました。
シナリオ作成の主管は、総合調整部が担ったのですが、これまでまったくやっていなかった領域なので、最初は「思ったより大変だな」という感じでした(笑)
キヤノンビズアテンダさんからはRPAのシナリオ作成だけでなく、全体の流れを見て、「業務をこうした方が良いのではないか」「報告書のフォーマットやExcelシートをこう変えてはどうか」など、書類の作成方法や運用まで見据えたご提案があって、いろいろとノウハウがあるんだなと感じました。Excelのこういう数式が使えますよ、という話もありましたね。
シナリオ作成のOJTの中では、上手くいかなくなったときの確認箇所のアドバイスもありました。

RPA導入の成果

営業部門が毎月行う事務作業(売上・費用の集計など)、総合調整部が行う報告書内容のデータベース化、管理表の作成にRPAを導入しました。
導入した結果、事務作業の時間が削減できました。手打入力作業が自動化できるようになったので、エントリー時の人的ミスは無くなって、営業担当の月末集中稼働の削減に繋がりました。削減時間は、現時点で月50時間程度です。
精度向上効果も大きいですね。RPAにより、集計作業の元データをデータベースから直に持ってくることになり、成果物が間違えようのないものになりました。
属人化していたものが、共有できるようになったという効果もありますね。業務の棚卸を行ったので、エントリーする項目や、チェックすべき箇所が明確になったということもありますし、RPAでシナリオ化されたことにより「このフォルダに、このファイルを入れて、どう処理する」ということまで明確になっているので、手順が整理され、共有でき、透明性が高まりました。

今後は提案数向上に向けてさらなるRPAの活用に挑む

お客様に対して行う取り組みは多いのですが、社内向けの施策はそれほど多くないので、RPAを用いた業務改善は、期待の大きい取り組みのひとつだと思います。今後は、現体制の中で提案数を向上させていくために、RPAの活用をさらに拡げていきたいと考えています。
まずは書類の見直しをかけて、社内標準化を進めていこうと思っています。駐車場開設時には、周辺調査を行い、分析シートや提案書、見積書を作成する流れなのですが、そこでのアウトプットである分析シート、見積書、提案書、契約書などの作成の自動化にチャレンジしたいですね。

会社名
株式会社NTTル・パルク
本社所在地
東京都台東区上野5丁目24番11号 NTT上野ビル4階
事業内容
各種駐車場事業、土地活用コンサルティング
ウェブサイト
https://www.le-perc.co.jp/

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