文書管理コンサルタント

古田 康彦

BPOソリューション本部
BPOコンサルティング部
文書管理コンサルティング課

古田 康彦

Q. 文書管理コンサルタントについて教えてください

文書管理ニーズを持つお客様企業の背景には、事務所の移転や、フリーアドレス化、スペースの削減、BCP対策、情報漏洩対策、業務効率化などの目的や機会があります。こうした目的を実現するために文書管理プロジェクトの立上から、運用の定着まで幅広くご支援させていただくのが、文書管理コンサルタントの役割です。

Q. 文書管理導入時のポイントは?

まず現状調査をして実態を把握したうえで、文書管理の方針を定めます。方針決定後は、定義された管理ルールなどに基づき、実際の文書削減活動に入り、その後一定期間をおいてルール遵守状況などを監査し定着化をはかっていきます。
現状調査の結果は企業や自治体により様々なので、実態把握後、今後こうした方が良いですよ、という提案を行います。現状調査により整理された事実情報に基づいて、全体のロードマップを改めてご提案させていただくこともありますね。
お客様は、文書管理ができていないからしっかりやらなければならないという思いをお持ちですが、どのレベルまでやるかが具体化されていないことが多いので、具体的な数値目標を設定して方法論を定義し、現場指導しながら実現していくといった感じですね。

Q. 文書管理運用時のポイントは?

文書は情報そのものです。法により保存することを義務付けられているような参照頻度が低い文書もあれば、業務処理の過程で追記・修正が生じて頻繁に版替わりするような文書もあります。後者のような文書は業務に密接に関わっているので、文書管理のルールを定義して運用するということは、社内の全部門が文書管理に主体的に参画し遵守する状態を目指す必要がある、と言えます。決めたことが運用で守られなければ何の意味も無いのです。
したがって、ありたい姿と現状とのギャップが大きく、一気にギャップを埋めることにリスクが高い場合は、まずはここまで行きましょうというマイルストーンを決め、フェーズを切りながら進めていくことも意識しています。
例えば、今回はここまでとラインを決め運用を開始し、次回監査で遵守状況や目的の実現度合いをチェックする。その結果をふまえ、ガイドラインのレベルを少しずつ上げていく。こうした進め方をするためには、長期的なロードマップが必要になるので、先に述べたように方針決定時に提示させていただくことになります。
定義文書のレベルも、規程、ガイドライン、運用マニュアルなどの段階に区分してドキュメント化し、必要な人がアクセスしやすい環境をつくることも大切ですね。

Q. 全社的な取り組みならではの課題はありますか?

事務局の方と協議し、文書削減量やルールを定義した後、実際に体を動かすのは推進リーダーや現場の方なので、実際削減しましょうねといっても、すんなりと進まないケースもあります。
現場からすると通常業務以外のことになるので、「自分は必要な文書を探せる、誰も困らないからいいじゃないか」といった発言や抵抗に直面することもあります。それはそうですよね、忙しい中、手間のかかる作業を新たに行う必要があるわけで、ご本人にしてみれば仕事がまわせているのだから、気が進まないのもわかります。事務局や総務から連絡が行っているはずなのに「聞いていない」ということで進捗が滞るなど、文書削減フェーズではいろいろなことが起こりますが、ひとつひとつ丁寧に解決していくことを心がけています。
例えば、私たちは現場に行って作業の支援も行うのですが、この過程で現場のみなさんに、「何のためにこの作業をするのか」「管理が実現したらこんなメリットがある」というお話をさせていただくと、だんだん前向きになっていただくことが多いです。事務局も熱心な方が多いので、一体感をもって目的の実現に進んでもらえるようになった時は、本当に良かったなと思いますね。

Q. 文書管理コンサルタントとして日頃から心がけていることは?

文書管理は一回実施すれば終了するのではなく、お客様自身が継続的に運用・管理を続けていくものなので、お客様の状況、担当者の方の立場などを考慮し、単に文書管理の理想形を目指すのではなく、実現可能な範囲で効果の見込めるサービスを提供するように心掛けています。
一度ご一緒させて頂いたお客様から、追加でご相談頂くと、仕事を評価頂けたと実感できるので、文書管理におけるパートナーとしてお付き合い頂けるように、これからもメンバーと一緒に良いサービスを提供していきたいですね。

Q. キヤノンビズアテンダの文書管理コンサルティングの強みとは?

まずは、お客様の目的に沿って、文書管理の導入を実現する。そして、肥大化する文書群を効率的に管理し、ルールを遵守する運用の定着・維持を支援する。この2点は文書管理コンサルティングの基本骨格です。
これに加え、そもそも私たちはBPOサービスを展開しているため、様々な種類の業務処理を長年受託し続けています。業務処理では紙の書類を大量に扱っており、書類をどのように扱うかは、業務効率化に大きく関わります。こうした実務の中での改善経験に基づき、業務プロセスに踏み込んでコンサルティングができるのは当社ならではだと思います。
解決策として多くの選択肢をご提案できることも特長のひとつです。例えば、文書管理ツール、クラウドでのデータ保存、プロセスそのものの請負いなども実現しています。最近の事例では、クラウドの文書管理ツールの導入、管理書類の電子化の請負、業務プロセスの再構築という複合施策の導入案件があります。総合力で文書管理の課題解決ができるのは強みだと考えています。

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