ドキュメント電子化BPO

ドキュメント電子化BPOとは

ドキュメント電子化BPOとは、
図面、契約書、仕様書、公文書、社史、履歴書など
企業における機密情報、個人情報を含むあらゆる文書を高品質にスキャンし
保管の適正化、活用を促進する電子化サービスです

  • お客様の利用環境(ストレージ、ネットワーク、システム、e-文書)に最適な電子化仕様を策定
  • スキャン後の電子ファイルの活用方法について文書管理システム、クラウドストレージ等の利用環境再構築のご提案も可能
  • 青焼きなど古い大判図面、製本された契約書、仕様書、社史、履歴書など多様な文書に対応
  • 大量ストックされた過去の文書も、日次で発生する業務連動性の高い文書も最適スキームを構築
  • キヤノン製最新スキャナーで高品質な電子化を実現
  • 電子化の前工程となる整理・仕分けも含めて委託可能
  • 紙削減の文書管理コンサルティングや業務改善コンサルティングと組み合わせた電子化提案も可能

こんな問題でお困りではありませんか?

コスト

  • 大量の書類、大判図面、古い書類等を適正価格で電子化したい
  • 省スペース化して文書の保管コストを抑えたい
  • コストを抑えつつ、ペーパーレスを推進してSDGsにも取り組みたい

面倒

  • 電子化対象書類をどう仕分けしたら良いか分からない
  • 対象書類の仕分け、発送が面倒
  • 電子化後の文書管理システムへの登録が面倒
  • 前処理、後処理、ファイル命名ルールなどフレキシブルに対応して欲しい

不安

  • 状態の悪い原本を電子化できるか不安
  • 機密/個人情報の漏洩が不安
  • リモートワークを推進したいが、情報漏洩が不安
  • 災害時の⽂書喪失リスクに備えたい

企業内のあらゆる紙文書を高品質にスキャン

ドキュメント電子化BPOで
解決します

ドキュメント電子化BPO導入プロセス

事前打合せフェーズ

まずは紙文書の現物の紙質、保管状態、物量を確認します。
紙質は、昭和初期のものまで対応実績があります。
物量は、フロアのキャビネから社外倉庫クラスまで幅広く可能です。

紙質
一般紙、和紙、コピー紙、印刷紙、青焼きなど
保管状態
バインダ、キャビネ、文書箱、社内倉庫、社外倉庫、長短期、ホチキス、鉄釘など
物量
文書箱1箱、キャビネ6段キャビネ数本、数万ファイルメーターなど

見積、仕様決定フェーズ

お客様の多種多様なニーズに合わせた最適な提案が可能です。
(文書量、文書種別、e-文書法対応、スペース開放、利用システムなど)

単発型 電子化BPOオフィス移転、季節的に一時的に生じる電子化ニーズに対応
継続型 電子化BPO日次、週次、月次等、都度発生する書類の継続的電子化ニーズに対応

運用ロケーション

オンサイト型

お客様事業所内に、キヤノンビズアテンダのスタッフが常駐しサービス提供いたします。

センター対応型

キヤノンビズアテンダのセキュアなセンターにてサービス提供いたします。

電子化プロセス

仕様策定から書類仕分け、センターへの送付、電子化、システム登録まで一貫してお任せいただくことができます。

  1. 仕様策定
  2. 対象文書仕分け
  3. 梱包・配送
  4. 受入・仕分け
  5. 電子化キーワード登録
  6. 媒体作成
    データ転送
  7. システム登録

電子化フェーズ

セキュリティ便で運ばれた書類を、仕様書に基づいて電子化し、高品質なデータを作成します。

納品フェーズ

データ納品後、電子化原本について専門廃棄業者による溶解、契約社外倉庫での保管、お客様への返却などさまざまな対応が可能です。

ドキュメント電子化サービス実績

表は横にスクロールできます。

業種区分・部門対象文書キーワード課題、導入目的導入効果
エネルギー
業務統括部門
図面
技術資料
データ活用
法対応
  • 各工場に分散している大量の資料を電子化し、文書管理システムに登録したい
  • 電子化データを法令、規定に合わせ体系化して保存したい
  • 電子化データの利用が進み、業務が効率化した
  • 文書管理システムの活用が促進され、問合せ業務が削減された
医薬品
情報システム部門
新薬申請書類データ活用
  • 文書管理システムの導入にあたり大量の書類を電子化したい
  • 電子化不要物の確認ができ、工数削減、ストレージ容量削減ができた
  • 追加登録するための処理手順が標準化された
生命保険
情報システム部門
仕様書ワークスタイル変革
オフィス移転
災害リスク対策
  • 台風災害のため以前のオフィスが使用不可になり、分散化を検討
  • 対象書類は各部で管理しており、機密性が高いため、社内で作業を行いたい
  • 紙の仕様書が、働き方改革・コロナ禍におけるリモートワークのハードルとなっている
  • サテライトオフィスになり複数拠点から対象文書の閲覧が可能になった
  • プロジェクト中にコロナ禍となったが、在宅からの閲覧可能な環境が整っていたことにより、リモートワークが進めやすくなった
建築設計
業務企画部門
図面
設計書
検索性の向上
ノウハウ不足
法対応
コスト抑制
  • 外部倉庫に保管されている文書を探すのに時間も工数も掛かっている
  • 自前で電子化を試みたが遅々として進まない
  • 文書量が増え続ける中、法改正により保管期間が延び早急に対応が必要
  • 外部倉庫の保管量が大幅減少し、コスト削減ができた
  • 電子化作業までの業務をCBA専任担当者がオンサイト常駐にて対応したことにより、システム閲覧までのリードタイムが短縮された
化粧品
経理・総務部門
支払依頼書
証憑
検索性向上
ノウハウ不足
  • 取引先からの問合せ対応を迅速に行いたい
  • 自社内での電子化を試みたが、ノウハウがなく進まない
  • 問合せの度に支払依頼書をキャビネットに取りに行く手間が省け、検索性も向上した
  • アウトソーシングによって自社内ではできなかった電子化を推進できた
自動車製造
品質保証部門
検査証検索性向上
  • 問い合わせ対応の際に必要な紙文書を探し出す手間が多い
  • クレーム対応のスピードを向上させたい
  • 検査証の検索性が向上し、迅速なクレーム対応が可能になった

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